Cách lấy dữ liệu từ file Excel khác mà không dùng đến Copy/Paste

Nhiều người cho rằng việc lấy dữ liệu từ file Excel khác rất đơn giản. Bạn chỉ cần thực hiện các thao tác copy rồi paste đơn giản mà thôi. Nhưng điều này không đúng? Việc copy paste không thể nào giúp chúng ta lấy được dữ liệu từ file Excel khác. Mà bạn phải thực hiện theo các bước hướng dẫn sau đây của bài viết.

Cách lấy dữ liệu từ file Excel khác

Bước đầu tiên để bạn có thể lấy dữ liệu từ file Excel khác mà bạn phải thực hiện. Đó là, bạn phải mở cả 2 file cần chuyển dữ liệu qua lại cho nhau.

Bước 1: Mở file Excel

Người dùng sẽ tiến hành mở cùng 1 lúc 2 file dữ liệu Excel lên. Trong đó, bạn sẽ đặt tên cho 2 file Excel được mở như sau:

• File Excel nguồn là file 1: File sao chép dữ liệu vào
• File Excel tổng hợp là file 2: File lấy ra dữ liệu sao chép

Bước 2: Tiến hành sao chép dữ liệu

Tại bước 2 này bạn sẽ kích sang file cần sao chép (file 2) tại ô xuất dữ liệu. Lúc này, bạn sẽ nhập vào dấu = ở 1 vị trí ô bất kỳ nào cũng được. Sau đó, bạn sẽ nhìn thấy liên kết Hyperlink giống như hình ảnh.

Bước 3: Tùy chỉnh file nguồn

Tiếp tới, người dùng sẽ mở file Excel nguồn (tức là file 1) lên. Sau đó, bạn sẽ kích chuột vào vị trí mà bạn cần trích xuất dữ liệu sang. Cuối cùng, bạn gõ vào liên kết file Excel là: =[15.xlsx]Sheet1!$B$4.

 

Trong đó:

• xlsx: Tên của file nguồn dữ liệu.
• Sheet1!: Sheet chứa nguồn dữ liệu.
• $B$4: Ô chứa dữ liệu nguồn, định dạng giá trị tuyệt đối.

=> Cuối cùng, bạn sẽ nhấn “Enter” để nhận được kết quả. Tuy nhiên, trường hợp bạn muốn lấy dữ liệu từ file Excel khác với nhiều giá trị của các ô. Lúc này, bạn hãy xóa  các dấu $ đi nhé. Sau đó, bạn sẽ nhấn Enter để định dạng được liên kết về giá trị tương đối.

Bước 4: Kết quả nhận được

Cuối cùng, bạn giữ lại dấu + mảnh tại ô công thức giống như hình ảnh. Sau đó, bạn ấn Fill xuống danh sách. Đây chính là kết quả cuối cùng mà bạn nhận được.

Tuy nhiên, khi sử dụng cách lấy dữ liệu từ file Excel khác theo cách làm trên. Người thực hiện sẽ phải làm thêm 1 bước gọi là xóa link liên kết của file nguồn (1). Cách làm này được thực hiện như sau:

Xóa link liên kết file nguồn

Để xóa link liên kết của file nguồn sau khi bạn thực hiện việc di chuyển dữ liệu xong. Bạn sẽ tiến hành các bước làm như sau:

Đầu tiên, để đảm bảo cho các dữ liệu sau khi được di chuyển xong không bị xáo trộn. Mà sự xáo trộn này xuất phát từ những tác động của file dữ liệu của nguồn. Bạn hãy tiến hành mở tab “Data” -> Connections -> Sau đó, bạn chọn Edit Links.

Lúc này, tại hộp thoại Edit links được mở ra. Bạn sẽ nhìn thấy những tùy chọn để tiến hành các thao tác cần thiết. Cụ thể:

• Update Values.
• Change Source.
• Open Source.
• Break Link.
• Check Status.

Lúc này, để có thể xóa link liên kết sau khi lấy dữ liệu từ file Excel khác. Bạn hãy chọn vào tùy chọn Break Link nhé.

Các bạn có thể xem hướng dẫn chi tiết trong video dưới đây

Sau khi kích vào Break Link sẽ có một hộp thoại thông báo xuất hiện. Hộp thoại này yêu cầu bạn xác nhận việc xóa bỏ các liên kết không cần thiết. Lúc này, bạn sẽ kích vào nút xanh “Break Link” để thao tác xóa liên kết được thực hiện. Hành động này chỉ giữ lại cho bạn các ký tự hiện tại cần thiết mà thôi. Cuối cùng, bạn sẽ chọn vào Close để thoát khỏi chế độ tùy chọn chỉnh sửa này.

Như vậy, lấy dữ liệu từ file Excel khác qua bài viết hướng dẫn cũng khá đơn giản phải không? Khi thực hiện các thao tác này bạn sẽ không cần dùng đến chức năng Copy/Paste thông thường rồi. Mà khi áp dụng theo cách mà chúng tôi hướng dẫn tại bài viết. Bạn sẽ được hỗ trợ rất nhiều trong việc thống kê tạo bảng tính. Đặc biệt là trong vấn đề trích xuất dữ liệu ở nhiều file Excel nguồn khác nhau.