Cách lọc dữ liệu trong excel bằng Advanced Filter không phải ai cũng biết

Advanced Filter là một công cụ trong Excel giúp người dùng có thể lọc được sự liệu. Các dữ liệu được lọc có trong một bảng bao gồm các số liệu được cho trước tại bảng tính. Sau đó, người dùng sẽ thiết lập những điều kiện để lọc dữ liệu. Cuối cùng, kết quả bạn nhận được là 1 bảng dữ liệu mới đầy đủ thông tin giống bản gốc. Nói thì là như vậy? Điều quan trọng là chúng ta phải biết cách lọc dữ liệu trong Excel bằng Advanced Filter. Đây cũng chính là những nội dung mà chúng tôi muốn chia sẻ trong bài viết này.

Điều kiện để lọc dữ liệu bằng Advanced Filter trong Excel

Đầu tiên để người dùng có thể sử dụng được công cụ Advanced Filter trong Excel. Bạn phải tiến hành đầy đủ các yêu cầu trước sau đây:

• Đặt tiêu đề cho bảng dữ liệu bằng việc sử dụng duy nhất 1 dòng.
• Trong bảng dữ liệu mà bạn muốn lọc. Người dùng không được gộp bất cứ các dữ liệu ô nào vào ô nào?
• Trong cùng 1 bảng dữ liệu Excel. Người dùng phải đảm bảo có ít nhất 3 dòng trống tại vị trí trên cùng của bảng.

Như vậy, sau khi bạn hoàn thành được các yêu cầu trước khi lọc dữ liệu bằng Advanced Filter. Thì việc lọc dữ liệu trong Excel bằng Advanced Filter được tiến hành như sau:

Cách lọc dữ liệu trong Excel bằng Advanced Filter cơ bản

Phần này chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách lọc dữ liệu trong Excel bằng Advanced Filter cơ bản. Tuy nhiên, điều kiện mà chúng tôi đưa ra đối với bảng dữ liệu cần lọc. Đó là, chúng ta tiến hành lọc các điểm số lớn hơn hoặc bằng 20 điểm. Bảng dữ liệu tương tự như trong hình ảnh dưới đây

Bước 1: Copy tiêu đề cần lọc dữ liệu

Đầu tiên, bạn sẽ tiến hành mở bảng dữ liệu trên Excel ra để lọc dữ liệu. Sau đó, bạn kích chọn vào cột cần lọc dữ liệu để nhấn copy. Trong ví dụ này chúng tôi muốn hướng dẫn bạn cách lọc dữ liệu tại cột điểm. Vì thế, bạn sẽ kích vào tiêu đề “điểm” sau đó chọn Copy nhé.

Bước 2: Paste dữ liệu cần lọc

Tại bước 2 trong cách lọc dữ liệu Excel bằng Advanced Filter này. Bạn sẽ tiến hành Paste hoặc nhấn Ctrl V vào 1 ô bất kỳ nào đó trong Excel. Sau đó, chính tại ô này bạn sẽ nhập điều kiện phục vụ cho việc lọc dữ liệu. Công việc lọc dữ liệu theo điều kiện được thực hiện như sau:

• Bạn sẽ sắp xếp theo chiều dọc nếu muốn lọc dữ liệu theo điều kiện “Or”.
• Bạn sẽ sắp xếp theo chiều ngang nếu muốn lọc dữ liệu theo điều kiện “And”.
• Trường hợp bạn muốn lọc dữ liệu theo 2 điều kiện And với 1 tiêu chí. Lúc này, bạn phải lựa chọn 1 tiêu đề cho 2 ô nhé.

Trường hợp, bạn chỉ có duy nhất 1 điều kiện mà thôi. Thì người sử dụng sẽ nhập điều kiện tại vị trí phía dưới ô tiêu đề trong bảng lọc.

Bước 3: Tùy chọn các điều kiện Advanced Filter

Ở bước 3, trên bảng dữ liệu chính bạn tìm vào tab Date tên thanh menu giao diện. Sau đó, bạn sẽ chọn vào Advanced tại Tab Data như hình ảnh

Lúc này, giao diện hộp thoại Advanced Filter xuất hiện cho phép bạn thực hiện các tùy chọn. Tại đây, trong mục Action bạn sẽ nhìn thấy 2 tùy chọn đó là:

• Filter the list, In-Place: Người dùng muốn lọc và trả về kết quả tại chính bảng dữ liệu lọc.
• Copy to Another Location: Người dùng muốn lọc và trả về kết quả tại vị trí khác do bạn chọn.

Đặc biệt trong phần List Range sẽ là vị trí dữ liệu chính mà bạn muốn lọc. Khi người dùng đặt chuột vào vị trí của bảng chính đồng thời chọn chức năng Advanced Filter. Lúc này, bảng dữ liệu sẽ xuất hiện những đường viền nhấp nháy bao quanh. Sự xuất hiện này hoàn toàn là tự động mà bạn không cần thực hiện thêm thao tác nào khác.

Trường hợp vùng dữ liệu được khoanh không đúng với ý của bạn. Lúc này, bạn có thể chọn vào ô List Range trong hộp thoại Advanced Filter để chọn lại.

Bước 4: Tạo bảng phụ để lọc dữ liệu

Như vậy, để lọc dữ liệu trong Excel bằng Advanced Filter bạn không thể bỏ qua bước 4 này. Đây là bước giúp bạn tạo ra một bảng phụ dùng để lọc dữ liệu. Bằng cách bạn nhấp vào phần Criteria Ranger tại hộp thoại Advanced Filter nhé.

Tiếp tới, bạn sẽ tiến hành khoanh vùng cho bảng dữ liệu đặt điều kiện. Để hiểu rõ một cách trực quan hơn bạn có thể xem ở hình ảnh dưới.

Bước 5: Hoàn tất lọc dữ liệu bằng Advanced Filter

Khi bạn thực hiện các bước lọc dữ liệu trong Excel bằng Advanced Filter tới đây. Là bạn đã sắp đi được đến thành quả, kết quả của việc làm này rồi. Nhiệm vụ cuối cùng của bạn lúc này là:

• Vẫn ở hộp thoại Advanced Filter, bạn nhấn vào nút Copy to another location.
• Sau đó, bạn tiếp tục nhấn vào 1 ô trống không nằm trong ô vùng dữ liệu.
• Cuối cùng bạn nhấn Ok để nhận được kết quả của thao tác này.

Như vậy, bạn đã nhận được kết quả giống như hình ảnh trên mà chúng tôi đưa ra. Các dữ liệu điểm lớn hơn hoặc bằng 20 đã được lọc riêng ra một cột. Thật đơn giản phải không nào?

Tham khảo ngay video để biết thêm chi tiết các bạn nhé!

Như vậy, cách lọc dữ liệu trong Excel bằng Advanced Filter không khó chút nào? Điều quan trọng là bạn phải biết cách đặt vùng dữ liệu điều kiện sao cho chính xác. Chi tiết này phụ thuộc vào điều kiện bài toán yêu cầu là Or hay And. Như vậy, công cụ Advanced Filter sẽ dựa vào đó để lọc dữ liệu theo yêu cầu của bạn. Chúc các bạn thành công và hãy chia sẻ bài viết tới bạn bè của mình.